La qualité de la communication au service de la cohésion des équipes

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© Gerd Altmann / Pixabay
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Ces derniers temps nous avons rencontré un nombre significatif de candidats critiques sur la communication interne de leur entreprise. La conjoncture de chômage partiel et de télétravail semble avoir mis à mal la perception de certains collaborateurs sur la fluidité et la pertinence de la communication de leur hiérarchie. Ces temps-ci, les salariés disent plus que jamais compter sur leurs managers pour transmettre des informations fiables. Une enquête menée récemment dans les principaux secteurs d’activités confirme qu’en 2020, 3 managers sur 4 avoueraient avoir été davantage sollicités par les collaborateurs. Si l’envoi de courriels reste le moyen de communiquer le plus simple, la pratique ne semble pas suffire à créer et entretenir un véritable climat de confiance dans une équipe ou dans l’entreprise. Pour établir une communication fluide et efficace auprès des collaborateurs, nous avons recueilli auprès de ceux qui semblent mieux réussir 5 bonnes pratiques :

  • Bien sélectionner les informations les plus importantes : il apparait préférable de ne communiquer que sur les sujets prioritaires. Les collaborateurs comptent, semble-t-il, sur leurs managers pour faire le tri et ne leur communiquer que les informations vérifiées les plus pertinentes. Céder à transmettre le plus d’informations possible par souci de transparence n’est pas forcément productif. On lit dans une autre enquête que près d’un collaborateur sur deux considèrerait recevoir trop d’informations via le numérique professionnel et qu’un salarié sur quatre avouerait ne pas parvenir à tout traiter.
  • Faciliter l’accès à l’information et n’oublier personne : Si les informations sont bien sur essentiellement envoyées par email, chacun sait le niveau de concentration nécessaire pour éviter qu’un message important soit noyé dans la masse quand il n’est pas lu à réception ou jugé immédiatement utile et même lorsque le collaborateur ajoute « le » drapeau rouge aux messages à retrouver. Il faut d’autre part se méfier de la qualité de reproduction des listes de diffusion, les griefs des collaborateurs oubliés ne sont pas rares. Certains candidats nous rapportent que leur entreprise publierait toutes les informations sur une base de connaissances collaborateur du type intranet pour que chaque destinataire puisse facilement retrouver l’information et y revenir au besoin.
  • Être précis et dater chaque communication : les informations évoluent parfois tous les jours, voire toutes les heures. Dans ce genre de contexte, les salariés doivent être en mesure de repérer facilement les informations les plus récentes. Il apparait essentiel de veiller à bien dater chaque message et de préciser la durée de validité des directives. Durant les différents confinements, l’évolution des mesures sanitaires et des procédures l’a démontré lors des premières semaines.
  • Mieux collaborer pour gagner du temps : l’information importante doit circuler vite, d’autant plus si la pression est élevée. Rédiger ou republier des messages peut ralentir la cadence de communication. Il peut être important de revoir les boucles de communication pour éliminer la nécessité de simplement transférer certains messages en les faisant adresser directement aux intéressés.
  • Varier les formats : Si le texte classique reste le standard, les vidéos captent maintenant mieux l’attention. Sans en faire trop et si on en a la possibilité, l’enregistrement du message d’un manager parlant face caméra depuis chez lui apparait impacter plus chez les interviewés. L’alternance des deux formats semble attirer l’attention d’un nombre plus important de collaborateurs et apporter une touche plus humaine en période de distanciation sociale.

Les témoignages montrent que la communication avec les collaborateurs permet de recréer ou maintenir la cohésion qui doit exister dans l’entreprise. Il ne s’agit pas d’avoir réponse à tout, mais simplement de communiquer de manière claire, régulière et transparente.

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