RGPD : les données des salariés sont aussi concernées

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À l’heure du Règlement général pour la protection des données (RGPD), rappelons que l’utilisation de données personnelles concernant les salariés est aussi réglementée.

RGPD : les données des salariés sont aussi concernées

Les systèmes de traitement de données personnelles automatisés ou non portant sur les salariés sont courants dans les entreprises. Ils vont des badgeuses aux dispositifs de vidéosurveillance pour le contrôle des flux, en passant par les messageries électroniques, les réseaux informatiques internes et le traçage des voitures ou d’autres objets connectés.

Les données recueillies servent essentiellement à améliorer l’organisation des plannings, la gestion des facturations ou plus généralement la gestion des ressources humaines, mais permettent aussi de récolter des informations sur les salariés pouvant aller jusqu’à servir à motiver une faute voire un licenciement. En réalité, l’utilisation de ces données est aussi soumise à un régime particulier qui, s’il n’est pas respecté, peut entraîner la nullité des preuves rapportées. Il faut retenir que les systèmes de traitement automatisés de données personnelles sur les salariés en place dans l’entreprise tels que précédemment cités, doivent faire l’objet d’une déclaration à la Cnil et ce, surtout si l’entreprise veut se servir d’une information ainsi recueillie pour argumenter une faute.

Au regard de la loi, les systèmes de traitement de données doivent être déclarés sous peine de rejet des preuves que le système apporterait pour permettre une qualification d’un licenciement. La loi définit les systèmes de traitement automatisés de données par toute opération réalisée par des moyens automatiques portant sur des données. Il peut s’agir de la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’extraction, l’utilisation, la diffusion, le rapprochement ou l’interconnexion des informations. Le caractère personnel fait appel à toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Pour que les preuves collectées soient valables dans le cadre de l’utilisation de ces dispositifs, les derniers arrêts rendus viennent préciser l’importance de la déclaration préalable des systèmes à la CNIL, en distinguant comme illicites et donc non susceptibles de justifier le caractère réel et sérieux du licenciement, les preuves produites avant la date de déclaration.

Il convient d’être prudent même en cas de récidive de retards importants et consécutifs d’un salarié, si la seule preuve apportée est le pointage d’une badgeuse non déclarée ou de façon plus triviale, si la preuve d’un détournement de pièces de rechange est l’enregistrement de la vidéosurveillance du parking du personnel intégrée au même système. Il est aussi important de rappeler que les dispositifs mis en œuvre doivent rester loyaux et que la déclaration à la Cnil n’exonère pas l’entreprise d’information préalable des salariés et du comité d’entreprise quant à l’utilisation de dispositifs de surveillance des salariés.

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