Donner du sens pour des réunions physiques ou digitales plus productives

François Rotteleur
Donner du sens pour des réunions physiques ou digitales plus productives

© Gerd Altman Pixabay

Beaucoup de candidats récemment rencontrés semblent toujours ne pas trouver les réponses attendues dans les réunions auxquelles ils se disent contraints de participer. Selon eux, il existerait encore trop de réunions physiques ou digitales d’où les participants sortiraient démotivés, stressés ou temporairement incapables d’agir. Les victimes s’interrogent alors sur le véritable intérêt de ce temps passé, comparé à la perte de productivité induite. Pourtant pour beaucoup, une réunion bien menée reste nécessaire au développement professionnel de chacun et représente pour l’équipe l’un des leviers de cohésion et de performance. Les convaincus reconnaissent qu’animer une réunion en présentiel ou non n’est pas facile mais qu’il existe certaines bonnes pratiques à respecter pour assurer la réussite de l’exercice.

Selon des animateurs reconnus pour leurs performances, se mettre à la place du participant est un préalable. Pour l’auditoire présent ou à l’écran, la participation à une réunion devrait servir d’une part le besoin d’appartenance au groupe et d’autre part le besoin de reconnaissance personnelle de chacun, en formalisant sa propre valeur ajoutée. Pour être efficaces, tous s’accordent à dire que la réunion doit être préparée, fixée à l’avance avec une durée précise, avec un ordre du jour, des documents à lire et des objectifs préalablement communiqués afin que chacun perçoive mieux la contribution attendue. Ces moments doivent aussi tenter de produire des interactions informelles positives entre les participants, favorisant la circulation d’informations par l’entretien du lien social et de relations plus personnelles. Tous les participants nous disent vouloir s’exprimer sans crainte de jugement. Les attentes vis-à-vis de l’animateur sont également fortes quand il s’agit de poser les règles du jeu et de les incarner, de solliciter les plus passifs ou de se montrer suffisamment humble pour écouter toutes les opinions sans segmenter.

Les managers disent maintenant constater que les membres de leurs équipes ont progressé dans les réunions de travail sur le plan de la concision de leurs messages. Par ailleurs, nous constatons nous-mêmes chez tous les candidats, une nette évolution des compétences techniques dans l’utilisation des outils bureautiques, digitaux et dans la pratique des partages de documents ou d’écrans. Le digital a eu pour effet d’aider à calibrer les temps, en faisant démarrer et finir les réunions à l’heure pour laisser place à d’autres rendez-vous et ces habitudes semblent s’être généralisées en partie au présentiel.

Les animateurs comme les participants résument souvent les conditions d’efficacité d’une réunion comme d’une part de créer un moment d’inclusion durant lequel on pose une question en forme de tour de table, pour permettre à chacun de s’exprimer rapidement, d’autre part de gérer l’équilibre des temps de parole entre les participants et enfin de favoriser toutes les attitudes bienveillantes pour susciter et entretenir des relations sociales satisfaisantes.

Des animateurs plus expérimentés évoquent aussi le fait de clarifier les objectifs en préambule, demander à chacun ce qu’il souhaite trouver à l’issue de la réunion, formaliser tout au long de la séance de travail le « qui fait quoi et pour quand » pour éviter les digressions et les fausses décisions, enfin d'évaluer pour chaque réunion l’utilité du temps investi et les axes d’amélioration de la prochaine, du point de vue des résultats, de la qualité de l’animation et de celle des relations.

De ces échanges, il résulte enfin qu’en plus de sa fonction opérationnelle, la réunion peut être un facteur puissant de motivation, à condition d’apporter du sens, de permettre la contribution de chacun et de favoriser le développement des relations sociales au travail. Si chacun à la fin d’une réunion peut se dire satisfait de sa participation, avoir appris autant qu’apporter et faire partie d’une belle équipe, l’esprit de coopération s’installera pour longtemps, induisant plus de productivité et donnant à chacun l’envie de renouveler l’expérience.

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