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Externalisation des services de flotte : optimisation ou complication ?

Externalisation des services de flotte : optimisation ou complication ?

S’associer à un prestataire complet et de confiance, puisque la relation entre une entreprise et son fleeter doit s’inscrire sur du long terme, voilà donc la recette d’une bonne externalisation de gestion de flotte.

© PS Team

Externaliser la gestion de sa flotte automobile permet aux entreprises de cumuler des bénéfices en matière de suivi de véhicules, de qualité de service, de rapidité d’exécution des tâches et de productivité quotidienne. Toutefois, faire appel à un prestataire externe pour gérer des affaires internes touchant à la mobilité des collaborateurs a aussi ses limites. Alors, cette pratique incarne-t-elle la panacée à l’heure où faire des économies apparaît comme primordial ? Ou est-ce une fausse bonne idée ?
Gestion des véhicules et des contrats de location, gestion des cartes carburant et des badges de télépéage, gestion des sinistres et des procès-verbaux, gestion des factures et des assurances, de la gestion des processus administratifs et des documents de véhicules, anticipation des commandes de fournitures automobiles, stockage et inventaire des filtres, pneumatiques, plaquettes, disques, etc. ou encore support aux conducteurs… Opérer la gouvernance d’un parc de véhicules professionnels en interne assure, certes, une maîtrise complète de tous les aspects de son activité, de l’acquisition à l’exploitation en passant par la revente. Néanmoins, la mobilisation importante de moyens humains – avec le recrutement et la formation de collaborateurs au métier de gestionnaire et à ses évolutions ainsi qu’une logistique parfois complexe à mettre en place, et notamment l’équipement en outils informatiques dédiés – pousse de plus en plus d’entreprises à se tourner vers l’externalisation.

De multiples pistes d'optimisation

On nomme externalisation de flotte ou « fleet management » le fait pour une société de confier à un tiers la gestion de sa flotte automobile, en tout ou partie. Le prestataire à qui revient cette tâche est, lui, appelé « fleeter ». Selon Régis Masera, directeur Arval Mobility Observatory et Consulting Arval France, « cinq raisons motivent l’externalisation des flottes. » Tout d’abord, « il faut se demander si la capacité d’accompagnement sort des champs de compétence de l’entreprise. Ensuite, il faut se poser la question du coût : y a-t-il un sens à intégrer cette charge financière en interne ? Dans le même esprit, on dégage un sujet RH : est-ce que je dispose des ressources internes nécessaires et comment j’organise les priorités au sein de la gestion de parc ? Quatrièmement, il faut définir la valeur ajoutée que ces tâches d’externalisation vont créer. Enfin, il faut élaborer une logique de pilotage entre le fleeter et l’entreprise car, quand il gère sans externalisation tout le process de renouvellement de la car policy, le gestionnaire peut se retrouver submerger par la partie opérationnelle », plaide Régis Masera.

Si des logiciels permettant d’épauler le responsable de parc existent et s’avèrent de plus en plus performants, ils ne remplacent toutefois pas l’expertise humaine et c’est pour cette raison que de nombreuses entreprises optent désormais pour l’externalisation. Celle-ci offre en effet de profiter d’une vue globale sur de nombreux aspects d’une flotte de véhicules professionnels mais aussi de la piloter plus finement avec un meilleur suivi des postes de dépenses puisque le prestataire retenu assure un « reporting » (ou rapport) régulier de façon à anticiper tout éventuel problème financier ou organisationnel. C’est en tout cas ce que confirme Stéphane Chavatte, directeur de comptes Expert - Business Unit Automotive & Mobility chez Webhelp. Au sein de cette entreprise française spécialiste dans l’externalisation du processus métier, existant depuis 2000 et travaillant avec des constructeurs et des distributeurs, « la création de valeur pour le client est ainsi obligatoire, en plus de lui apporter du benchmark [étude du marché, ndlr]. » De l’humain mais aussi des solutions technologiques et des interactions digitalisées, voilà qui fait principalement le succès de l’externalisation.

Déléguer n'est pas se dédouaner

Régis Masera met néanmoins en garde contre le risque d’une externalisation incontrôlée et des dérives qu’elle peut engendrer en listant les trois types de tâches qu’englobe la gestion de flotte. La première tâche, stratégique, « a un impact sur le moyen ou long terme et concerne la définition de la car policy et sa structure, à laquelle s’intègre une politique RSE, des avantages en nature et d’autres enjeux qui vont au-delà du véhicule. » La seconde, tactique, « se centre sur la flotte : comment on gère la conformité, les contrôles, la veille concurrentielle, le pilotage du reporting, les contrats, la facturation, etc. ? » Les tâches opérationnelles, enfin, portent sur « la voiture et le conducteur au quotidien dans l’assistance ou la gestion d’un sinistre, d’une panne », énumère le directeur Consulting d’Arval France. Dès lors, « une fois qu’on a cette grille de lecture, on peut externaliser ces actions en priorité mais le cœur de la prise de décision doit, elle, rester en interne », conclut-il.
En somme, « l’externalisation ne veut pas dire perte de contrôle, on ne se décharge pas du sujet, on délègue et cette rationalisation n’est pas un chèque en blanc », tranche Régis Masera. Un avis que partage Laurent Hauducoeur, directeur commercial chez Traxall France. « L’entreprise doit être extrêmement claire sur ces enjeux. Mais, concrètement, tous les sujets en amont de la commande ainsi que la politique automobile ou de mobilité de l’entreprise, qu’il s’agisse de la car policy ou du crédit mobilité, peuvent être accompagnés. » De ce fait, « le fleeter devient un élément central qui discute avec les équipes achats, les RH (pour la fourniture de moyens de mobilité alternatifs, par exemple) ou encore les services comptables. Ainsi, de par sa position indépendante par rapport aux autres acteurs techniques, c’est le partenaire privilégié de l’entreprise cliente », résume Laurent Hauducoeur.

Quand les compétences font défaut... 

La délégation de la gestion de sa flotte auprès d’une société de fleet management offre en effet l’avantage, pour les entreprises qui s’y adonnent, d’échanger avec des intervenants qualifiés afin de recueillir de leur part des conseils avisés. Dialoguant avec des fournisseurs, des constructeurs, des loueurs, des concessionnaires et même des courtiers d’assurance, ces experts dispensent d’ailleurs une mise en concurrence pouvant générer des économies allant de 5 à 15 % sur la facture finale. Fins connaisseurs des conditions du marché, les fleeters peuvent aussi aider une entreprise à s’aligner avec les meilleurs taux, ce qui se révèle source de bénéfices financiers la plupart du temps. Une aubaine, surtout dans le contexte d’obligations d’optimisation des coûts et d’amélioration de service actuel.
Contribuant à parfaire les connaissances internes en termes de gestion de flotte, collaborer avec un prestataire externe permet aussi à une structure de se montrer proactive en s’informant sur des moyens de mobilité alternatifs, comme le covoiturage ou l’autopartage, ou d’entreprendre des démarches n’entrant pas dans le champ d’aptitude de l’entreprise. Cette expertise salutaire, on la retrouve chez PS Team, entreprise d’origine allemande et forte de plus de 35 ans d’histoire. « Spécialisés dans le outsourcing [externalisation, ndlr] pour les constructeurs, les loueurs, les banques et les captives mais aussi les places de marché comme les vendeurs de véhicules en ligne, nous ne gérons pas de flotte de véhicules mais les processus administratifs tels que la gestion de carte grise, de facture, de certificats d’immatriculation, la conciergerie de ces documents, etc. En somme, nous essayons d’être comme un département interne mais à l’externe », explicite Clotilde Marianeschi, directrice générale de PS Team France.

Retrouvez l'intégralité de ce dossier en intégralité dans le magazine L'Automobile & L'Entreprise n° 281

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