Peut-on facilement optimiser la qualité des réunions ?

François Rotteleur

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De l’avis des candidats récemment rencontrés, il existerait encore des réunions d’où les participants sortiraient démotivés, stressés, déresponsabilisés, voire temporairement incapables de décider ou d’agir. Les victimes s’interrogeraient alors sur le véritable intérêt de l’exercice au regard du temps passé et de perte de productivité. Pourtant pour beaucoup une réunion bien menée reste nécessaire au développement professionnel de chacun et représente pour l’équipe l’un des leviers de cohésion et de performance. Ces derniers reconnaissent également qu’animer cette réunion n’est pas facile mais nos entretiens ont révélé certaines bonnes pratiques intéressantes à rapporter.

Nos interlocuteurs ont évoqué leurs principales attentes se mettant d’abord à la place du participant. Pour le plus grand nombre la participation aux réunions sert d’une part le besoin d’appartenance au groupe et d’autre part le besoin de reconnaissance personnelle en formalisant la potentielle valeur ajoutée du participant. Pour être efficace tous s’accordent à dire que la réunion doit être préparée, fixée à l’avance avec une durée précise, avec un ordre du jour, des documents à lire et des objectifs préalablement communiqués afin que chacun perçoive mieux la contribution attendue. Ces derniers attendent aussi que ces moments produisent des interactions informelles positives entre les participants favorisant la circulation d’informations par l’entretien du lien social et de relations plus personnelles. Tous nous disent vouloir s’exprimer sans crainte de jugement. Enfin les attentes vis-à-vis de l’animateur sont fortes notamment vis-à-vis de sa façon de poser les règles du jeu et de les incarner, de solliciter les silencieux, de se montrer suffisamment humble et à l’écoute de toutes les opinions sans segmenter.

Les managers reconnaissent tous que la majorité des membres de leurs équipes ont considérablement progressé depuis 2020 en matière de réunions et de travail à distance permettant plus souvent des passages de messages sur des temps plus courts. Tous ont gagnés en compétences techniques permettant d’utiliser efficacement les outils bureautiques et digitaux tels l’usage des liens d’invitations, des partages de documents ou d’écrans. Ils notent que plus qu’en présentiel, les réunions démarrent et finissent à l’heure pour laisser place à d’autres rendez-vous.

Pour l’animateur comme pour le participant les conditions de réussite souvent citées seraient entre autres de créer un moment d’inclusion durant lequel on pose une question en forme de tour de table pour permettre à chacun de s’exprimer rapidement, de porter attention à l’équilibre des temps de parole entre les participants remarquant que les bavards privés d’un auditoire physiquement présent s’exprimeraient moins en digital et de favoriser les attitudes bienveillantes prêtes à répondre au besoin humain de relations sociales satisfaisantes.

Les animateurs les plus expérimentés évoquent aussi certains gages d’efficacité comme le fait de clarifier les objectifs en préambule en demandant à chacun ce qu’il souhaite trouver à l’issue de la réunion, formaliser tout au long de la séance de travail un « qui fait quoi et pour quand » pour éviter les digressions et les fausses décisions, enfin évaluer pour chaque réunion l’utilité du temps investi et les axes d’amélioration de la prochaine au plan des résultats comme de la qualité de l’animation et des relations.

De ces échanges il résulte qu’en plus de sa fonction opérationnelle, la réunion peut être un facteur puissant de motivation à condition d’apporter du sens, de permettre la contribution de chacun et de favoriser le développement des relations sociales au travail. Si chacun à la fin d’une réunion peut se dire satisfait de sa participation, avoir appris autant qu’apporter et faire partie d’une belle équipe l’esprit de coopération s’installera pour longtemps et donnera à chacun l’envie de renouveler l’expérience.

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